Urlop – jakie zmiany w przepisach warto znać?

W 2026 roku wymiar urlopu wypoczynkowego nadal wynosi 20 albo 26 dni. Zmieniają się jednak zasady obliczania stażu pracy, terminy wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz sposób składania części dokumentów kadrowych. Najważniejsze przepisy wchodzą w życie 27 stycznia 2026 r. na mocy ustawy z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Co zmienia się w urlopach w 2026 roku?

Sam ustawowy wymiar urlopu wypoczynkowego pozostaje bez zmian. Pracownik ze stażem krótszym niż 10 lat ma prawo do 20 dni urlopu, a po osiągnięciu co najmniej 10-letniego stażu – do 26 dni przy zatrudnieniu na pełny etat.

Nowe przepisy mogą jednak sprawić, że część osób szybciej osiągnie próg 10 lat. Do stażu pracy będą bowiem doliczane wybrane okresy wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych, prowadzenia działalności gospodarczej oraz udokumentowanej pracy zarobkowej za granicą. Zmienią się także terminy wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Jak zmieni się staż pracy i wymiar urlopu?

Dodany art. 30²¹ Kodeksu pracy rozszerza katalog okresów, które mogą zostać uwzględnione przy ustalaniu stażu pracy. Ma to znaczenie, ponieważ staż wpływa bezpośrednio na przejście z 20 na 26 dni urlopu wypoczynkowego.

Do stażu mogą zostać wliczone następujące okresy:

wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług,
wykonywania umowy agencyjnej,
prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
udokumentowanej pracy zarobkowej za granicą,
współpracy z osobą wykonującą zlecenie lub umowę agencyjną,
członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej albo spółdzielni kółek rolniczych.

Nie wystarczy samo wskazanie wcześniejszej współpracy. Pracownik powinien potwierdzić okresy podlegające zaliczeniu, w szczególności dokumentem wydanym przez ZUS. Znaczenie ma także podleganie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w okresie, który ma zostać uwzględniony.

Po przeliczeniu stażu pracownik może uzyskać prawo do wyższego wymiaru urlopu. Przykładowo osoba, która dotychczas miała 20 dni urlopu, może po doliczeniu wcześniejszych okresów przekroczyć próg 10 lat i zyskać prawo do 26 dni. Ostateczny wynik zależy od udokumentowanych okresów oraz wymiaru zatrudnienia.

Kiedy pracodawca wypłaci ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Jeżeli umowa o pracę kończy się, a pracownik nie wykorzystał całego przysługującego urlopu, co do zasady należy mu się ekwiwalent pieniężny. Od 27 stycznia 2026 r. Kodeks pracy wskazuje konkretny termin jego wypłaty.

Sytuacja	Termin wypłaty ekwiwalentu	Podstawa zasady
Termin wypłaty wynagrodzenia przypada po ustaniu zatrudnienia	Razem z wynagrodzeniem za pracę	Termin wypłaty ustalony zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy
Termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed końcem umowy	W ciągu 10 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy	Nowe przepisy art. 171 Kodeksu pracy
Dziesiąty dzień przypada w dniu wolnym od pracy	W dniu poprzedzającym dzień wolny	Szczególna reguła dotycząca terminu 10 dni

Przewiń tabelę w bok →

Regulacja ogranicza dotychczasową dowolność w ustalaniu momentu wypłaty. Obowiązek powstaje przy rozwiązaniu albo wygaśnięciu stosunku pracy, chyba że strony zawrą bezpośrednio kolejną umowę z tym samym pracodawcą i uzgodnią wykorzystanie urlopu w trakcie dalszego zatrudnienia.

Jakie dokumenty kadrowe można składać elektronicznie?

Nowelizacja pozwala w wielu przypadkach posługiwać się postacią papierową albo elektroniczną dokumentu. Wiadomość e-mail może być wystarczająca, jeżeli pozwala ustalić tożsamość nadawcy. Przy czynnościach wymagających formy elektronicznej w rozumieniu Kodeksu cywilnego potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Od 27 stycznia 2026 r. elektronicznie można składać między innymi:

wniosek o urlop bezpłatny,
wniosek o urlop bezpłatny w celu pracy u innego pracodawcy,
wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy,
wniosek o zastosowanie skróconego tygodnia albo systemu pracy weekendowej,
wniosek o ruchomy rozkład czasu pracy,
wniosek o czas wolny za załatwienie spraw osobistych albo za pracę w godzinach nadliczbowych.

Zmiana nie oznacza, że każdą czynność z zakresu prawa pracy można wykonać zwykłym e-mailem. Szczególne wymogi dotyczące formy konkretnych oświadczeń, w tym wypowiedzenia umowy, nadal trzeba oceniać na podstawie właściwego przepisu.

Na czym polega pilotaż skróconego czasu pracy?

Od 1 stycznia 2026 r. działa pilotaż skróconego czasu pracy prowadzony przez MRPiPS. Program może obejmować między innymi krótszy tydzień pracy, krótsze dni pracy albo dodatkowe dni wolne. Uczestniczą w nim wybrani pracodawcy, dlatego nie jest to powszechna zmiana Kodeksu pracy.

Udział w pilotażu nie zmienia automatycznie wymiaru urlopu wszystkich pracowników. Osoby zatrudnione u zakwalifikowanych pracodawców zachowują prawo do urlopu w wymiarze 20 albo 26 dni, a dodatkowe dni wolne wynikają z modelu przyjętego w konkretnym projekcie.

Oznacza to, że sam fakt rozpoczęcia pilotażu nie daje każdemu pracownikowi prawa do dodatkowego urlopu ani do wolnych piątków. Takie rozwiązania dotyczą wyłącznie podmiotów objętych programem.

Dla pracownika najważniejsze będzie sprawdzenie, czy jego pracodawca uczestniczy w pilotażu, jaki model przyjął i czy dodatkowe dni wolne są kwalifikowane jako urlop, czy jako inna forma skrócenia czasu pracy.

W 2026 roku nie rośnie ustawowa pula 20 lub 26 dni urlopu. Największe znaczenie dla pracowników mają nowe zasady doliczania wcześniejszych okresów pracy do stażu oraz jasno określony termin wypłaty ekwiwalentu – z wynagrodzeniem albo w ciągu 10 dni od zakończenia zatrudnienia.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W indywidualnej sprawie dotyczącej stażu pracy, urlopu lub ekwiwalentu warto sprawdzić aktualne brzmienie przepisów i dokumenty potwierdzające zatrudnienie.