Urlop szkoleniowy przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na podstawie stosunku pracy, który podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Jest płatny i wynosi 6 lub 21 dni, zależnie od rodzaju egzaminu albo etapu studiów. Samodzielne rozpoczęcie nauki, bez akceptacji firmy, nie tworzy ustawowego prawa do tego urlopu.
Komu przysługuje urlop szkoleniowy?
Urlop szkoleniowy jest uprawnieniem określonym w art. 1031–1032 Kodeksu pracy. Dotyczy pracownika, który zdobywa lub uzupełnia wiedzę i umiejętności przydatne zawodowo z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Nie chodzi więc o każde kształcenie, lecz o naukę uznaną przez pracodawcę za podnoszenie kwalifikacji zawodowych w rozumieniu przepisów.
Prawo do urlopu powstaje dopiero wtedy, gdy spełnione są ustawowe warunki dotyczące zarówno statusu pracownika, jak i celu nauki. Najważniejsze są następujące elementy:
- Zatrudnienie w ramach stosunku pracy – urlop szkoleniowy dotyczy pracowników, a nie osób wykonujących zlecenie lub dzieło.
- Podnoszenie kwalifikacji zawodowych – nauka musi służyć zdobyciu albo uzupełnieniu wiedzy i umiejętności związanych z pracą.
- Inicjatywa lub zgoda pracodawcy – pracodawca musi zainicjować kształcenie albo wyraźnie zaakceptować je przed skorzystaniem z uprawnienia.
- Cel wskazany w przepisach – urlop przysługuje przy określonych egzaminach oraz w ostatnim roku studiów, na przygotowanie pracy dyplomowej i egzaminu dyplomowego.
Sama przydatność studiów lub kursu dla firmy nie wystarcza. Jeżeli pracownik rozpoczął naukę z własnej inicjatywy i nie uzyskał zgody pracodawcy, nie nabywa ustawowego prawa do płatnego urlopu szkoleniowego. Zgoda może zostać potwierdzona w umowie szkoleniowej, piśmie, wiadomości e-mail lub innym dokumencie pozwalającym wykazać, że pracodawca wiedział o nauce i ją zaakceptował.
Ile dni urlopu szkoleniowego przysługuje?
Wymiar urlopu wynika z art. 1032 Kodeksu pracy. Pracodawca nie może zmniejszyć ustawowego wymiaru, jeżeli pracownik spełnia warunki. Urlop udziela się w dniach, które zgodnie z rozkładem czasu pracy są dla danej osoby dniami pracy. Ma to znaczenie także przy pracy zmianowej, ponieważ decyduje indywidualny grafik pracownika.
| Rodzaj egzaminu lub etap nauki | Wymiar urlopu | Cel urlopu |
|---|---|---|
| Egzamin eksternistyczny | 6 dni | Przygotowanie się do egzaminu i przystąpienie do niego |
| Egzamin maturalny | 6 dni | Przygotowanie się do matury i udział w egzaminie |
| Egzamin potwierdzający kwalifikacje w zawodzie lub egzamin zawodowy | 6 dni | Przygotowanie się do egzaminu i przystąpienie do niego |
| Ostatni rok studiów | 21 dni | Przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego |
21 dni nie przysługuje za każdy rok studiów ani na każdą sesję. Ten wymiar dotyczy wyłącznie ostatniego roku studiów i jest związany z przygotowaniem pracy dyplomowej oraz egzaminem dyplomowym. Pracownik może mieć prawo do urlopu szkoleniowego więcej niż raz, jeżeli przystępuje do różnych egzaminów lub kończy kolejne etapy kształcenia, ale każde uprawnienie musi wynikać z konkretnej podstawy wskazanej w przepisach.
Za czas urlopu szkoleniowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Wynagrodzenie oblicza się na zasadach właściwych dla wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Urlop nie jest więc urlopem bezpłatnym ani formą nieobecności, za którą pracownik traci pensję.
Urlop szkoleniowy a zajęcia i kursy
Urlop szkoleniowy służy przede wszystkim przygotowaniu do określonego egzaminu lub zakończeniu studiów dyplomem. Nie zastępuje zwolnienia z pracy potrzebnego na obowiązkowe zajęcia. Jeżeli pracownik podnosi kwalifikacje za zgodą albo z inicjatywy pracodawcy, może korzystać także ze zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny do udziału w obowiązkowych zajęciach i dojazdu. Za takie zwolnienie również zachowuje prawo do wynagrodzenia, o ile spełnione są warunki określone w przepisach.
Urlop udzielany jest na dni pracy, a nie na dni wolne wynikające z grafiku. Pracownik powinien złożyć wniosek z terminem wykorzystania urlopu oraz wskazaniem egzaminu lub etapu nauki. Pracodawca może poprosić o dokument potwierdzający udział w egzaminie albo status studenta, jeżeli jest to potrzebne do prawidłowego rozliczenia nieobecności.
Kiedy urlop szkoleniowy nie przysługuje?
Nie każda forma edukacji daje ustawowe prawo do płatnego wolnego. W szczególności urlop szkoleniowy nie powstaje automatycznie w następujących sytuacjach:
- Nauka odbywa się wyłącznie z prywatnej inicjatywy pracownika – brak zgody lub inicjatywy pracodawcy oznacza brak ustawowego prawa do urlopu.
- Pracownik uczestniczy w kursie bez egzaminu objętego przepisami – sam udział w szkoleniu lub kursie nie daje prawa do 6 albo 21 dni urlopu.
- Chodzi o studia podyplomowe – ich rozpoczęcie nie tworzy samo przez się prawa do ustawowego urlopu szkoleniowego.
- Wolne ma służyć zwykłej nauce lub przygotowaniu do sesji – przepisy nie przewidują ogólnego urlopu na dowolne uczenie się.
Jeżeli pracodawca nie zaakceptował kształcenia, strony mogą uzgodnić urlop bezpłatny albo zwolnienie z pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia. Jest to jednak rozwiązanie uzgodnione indywidualnie, a nie urlop szkoleniowy wynikający z Kodeksu pracy. Urlop bezpłatny różni się od szkoleniowego przede wszystkim tym, że za jego czas pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia.
Pracodawca może przyznać korzystniejsze warunki, na przykład dodatkowe dni wolne albo urlop na kurs niewymieniony w art. 1032 Kodeksu pracy. Takie uprawnienie musi jednak wynikać z ustaleń stron, regulaminu lub umowy szkoleniowej. Nie można na tej podstawie obniżyć ustawowego wymiaru ani odebrać wynagrodzenia za urlop, który pracownikowi przysługuje z mocy prawa.
Co potwierdzić przed złożeniem wniosku?
Najbezpieczniej uzyskać zgodę pracodawcy na piśmie, zanim pracownik rozpocznie naukę lub złoży wniosek o urlop. Umowa szkoleniowa nie zawsze jest obowiązkowa, ale może określać zgodę na kształcenie, zakres pomocy pracodawcy oraz zasady finansowania nauki. Jeżeli firma pokrywa dodatkowe koszty, dokument może także regulować przypadki ich zwrotu, z zachowaniem ograniczeń przewidzianych w Kodeksie pracy.
Urlop szkoleniowy jest ustawowym prawem, a nie uznaniową nagrodą, gdy pracownik spełnia wymagania dotyczące stosunku pracy, zgody pracodawcy i konkretnego celu edukacyjnego. Najważniejsze jest więc wykazanie, że nauka została zaakceptowana oraz że urlop dotyczy egzaminu lub etapu studiów objętego przepisami.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku sporu dotyczącego prawa do urlopu szkoleniowego warto skonsultować dokumenty z prawnikiem lub specjalistą do spraw kadr.
