Zwolnienie z powodu siły wyższej, potocznie nazywane urlopem z powodu siły wyższej, przysługuje pracownikowi w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym. Za czas nieobecności zachowuje on prawo do 50% wynagrodzenia. Uprawnienie wynika z art. 148¹ Kodeksu pracy, ma charakter ustawowy i nie zależy od uznania pracodawcy.
Najważniejsze liczby: 2 dni lub 16 godzin rocznie, 50% wynagrodzenia, wniosek najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia. Niewykorzystany limit nie przechodzi na kolejny rok.
Czym jest zwolnienie z powodu siły wyższej?
Art. 148¹ Kodeksu pracy dotyczy pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli potrzebna jest natychmiastowa obecność pracownika. Przepisy nie odnoszą się więc do każdej nagłej trudności ani do klasycznej, cywilistycznej definicji siły wyższej, kojarzonej na przykład z powodzią, wojną czy klęską żywiołową.
W prawie pracy znaczenie tego pojęcia jest węższe i zostało powiązane z sytuacją rodzinną. Przykładem może być nagły wypadek dziecka, hospitalizacja rodzica albo gwałtowne pogorszenie stanu zdrowia małżonka, gdy pracownik musi niezwłocznie pojawić się w szpitalu lub zapewnić opiekę.
Przepisy nie zawierają zamkniętej listy zdarzeń. Ocenia się przede wszystkim ich nagłość, związek z chorobą lub wypadkiem oraz rzeczywistą potrzebę natychmiastowej obecności pracownika. Za siłę wyższą co do zasady nie uznaje się:
- zwykłego zmęczenia albo gorszego samopoczucia bez nagłego zdarzenia rodzinnego,
- zaplanowanej wizyty lekarskiej, którą można zorganizować poza godzinami pracy,
- sprawy urzędowej lub prywatnej niezwiązanej z chorobą albo wypadkiem,
- awarii samochodu, korka, opóźnienia pociągu lub awarii w mieszkaniu, jeśli nie wiążą się z pilną sprawą rodzinną.
Zwolnienie przysługuje pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, niezależnie od stażu i rodzaju umowy o pracę. Osoba wykonująca zlecenie, dzieło albo kontrakt B2B nie nabywa tego prawa z mocy Kodeksu pracy, choć strony mogą uzgodnić podobne rozwiązanie w umowie.
Wymiar, wynagrodzenie i sposób rozliczenia
Przy pełnym etacie pracownik ma do dyspozycji 2 dni albo 16 godzin zwolnienia w roku kalendarzowym. O tym, czy limit będzie rozliczany w dniach, czy w godzinach, decyduje pierwszy wniosek złożony w danym roku. Wybranej jednostki nie można później zmienić do końca tego roku.
Jeżeli pierwszy wniosek dotyczy na przykład 3 godzin, pozostały limit trzeba rozliczać godzinowo. Jeżeli pracownik wybierze dzień, późniejsze wykorzystanie zwolnienia będzie odbywać się w dniach. Przy niepełnym etacie proporcjonalnie ustala się limit godzinowy, a nie wymiar dwóch dni. Niepełne godziny zaokrągla się w górę do pełnej godziny.
Za czas zwolnienia pracownik otrzymuje 50% wynagrodzenia, obliczanego według zasad stosowanych przy wynagrodzeniu za urlop wypoczynkowy. Zwolnienie nie pomniejsza puli urlopu wypoczynkowego i jest od niej niezależne.
| Cecha | Zwolnienie z powodu siły wyższej | Urlop na żądanie | Opieka nad dzieckiem |
|---|---|---|---|
| Wymiar | 2 dni albo 16 godzin | Do 4 dni w roku | 2 dni albo 16 godzin |
| Płatność | 50% wynagrodzenia | 100% wynagrodzenia urlopowego | 100% wynagrodzenia |
| Przyczyna | Pilna sprawa rodzinna spowodowana chorobą lub wypadkiem | Nie trzeba podawać szczególnej przyczyny | Opieka nad dzieckiem do 14 lat |
| Wpływ na urlop wypoczynkowy | Nie pomniejsza puli | Pomniejsza pulę urlopu wypoczynkowego | Jest odrębnym uprawnieniem |
Zwolnienia nie należy mylić z urlopem na żądanie z art. 167² Kodeksu pracy. Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, obejmuje maksymalnie 4 dni i jest płatny w pełnej wysokości. Z kolei opieka nad dzieckiem z art. 188 Kodeksu pracy dotyczy dziecka do 14 lat. Każde z tych uprawnień ma inną podstawę prawną i nie można ich stosować zamiennie.
Jak złożyć wniosek?
Wniosek trzeba przekazać najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia. Nie ma obowiązku składania go z wyprzedzeniem, choć wcześniejsze zgłoszenie może ułatwić organizację pracy, jeśli pracownik już wie, że jego obecność będzie potrzebna także w następnym dniu.
Przepisy nie wymagają konkretnej formy wniosku. Można wykorzystać:
- wiadomość SMS,
- pocztę elektroniczną,
- rozmowę telefoniczną albo zgłoszenie ustne,
- papierowy formularz lub system kadrowy.
Ze względów dowodowych najlepiej wybrać formę, która pozwala potwierdzić termin zgłoszenia. Wniosek powinien wskazywać dzień albo godziny nieobecności, informację o pilnej sprawie rodzinnej spowodowanej chorobą lub wypadkiem oraz potrzebę natychmiastowej obecności pracownika. Przy pierwszym wniosku w roku trzeba też wybrać rozliczenie dzienne albo godzinowe.
Pracownik nie musi przedstawiać zaświadczenia lekarskiego, dokumentacji medycznej ani notatki policyjnej. Pracodawca może uzyskać podstawową informację potrzebną do zakwalifikowania nieobecności, ale nie powinien żądać szczegółowych danych o stanie zdrowia członka rodziny.
Czy pracodawca może odmówić?
Jeżeli zostały spełnione przesłanki z art. 148¹ Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek udzielić zwolnienia. Nie może odmówić tylko dlatego, że nieobecność utrudni organizację pracy, zabraknie zastępstwa albo w firmie trwa intensywny okres.
Odmowa może być uzasadniona wtedy, gdy zgłoszona sytuacja nie dotyczy pilnej sprawy rodzinnej spowodowanej chorobą lub wypadkiem, nie wymaga natychmiastowej obecności pracownika albo wniosek dotyczy dnia już zakończonego. W razie bezzasadnej odmowy pracownik może zwrócić się o pomoc do Państwowej Inspekcji Pracy.
Brak obowiązku przedstawiania dokumentów nie oznacza zgody na podawanie nieprawdziwych informacji. Jeżeli pracodawca udowodni, że zwolnienie zostało wykorzystane w innym celu, może zastosować karę porządkową, a w poważnych przypadkach także rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Co powinien zrobić pracodawca?
Pracodawca powinien sprawdzić dostępny limit, przyjąć wniosek, ustalić prawidłowy sposób rozliczenia i odnotować nieobecność w ewidencji czasu pracy. Nie wolno wykazywać jej jako urlopu wypoczynkowego, urlopu na żądanie ani zwolnienia lekarskiego.
Niewykorzystany limit wygasa z końcem roku kalendarzowego. Nie przechodzi na kolejny rok i nie przysługuje za niego ekwiwalent pieniężny. Przy zmianie pracy limit również nie odnawia się u nowego pracodawcy. Wykorzystaną część należy uwzględnić w świadectwie pracy, aby kolejny pracodawca mógł ustalić pozostały wymiar.
Najważniejsze w praktyce jest świadome sformułowanie pierwszego wniosku w roku. Wybór dni albo godzin wpływa na sposób korzystania z całego pozostałego limitu, a za każdą godzinę lub dzień zwolnienia pracownik otrzymuje 50% wynagrodzenia.
Artykuł ma charakter informacyjny i przedstawia ogólne zasady wynikające z Kodeksu pracy. W przypadku sporu dotyczącego odmowy udzielenia zwolnienia lub konsekwencji pracowniczych warto skonsultować się z Państwową Inspekcją Pracy albo prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.
