Refundacja okularów przez pracodawcę przysługuje pracownikowi, który korzysta z monitora ekranowego co najmniej przez połowę dobowego czasu pracy, zwykle minimum 4 godziny dziennie, a lekarz medycyny pracy zalecił okulary lub soczewki korygujące wzrok. W 2026 roku przepisy nadal nie określają jednej minimalnej kwoty zwrotu. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, jakie dokumenty złożyć i kiedy można ponownie ubiegać się o refundację.
Kto ma prawo do refundacji okularów?
Obowiązek zapewnienia okularów wynika z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Obejmuje osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, a także praktykantów i stażystów, jeżeli spełniają warunek dotyczący czasu pracy przy monitorze.
Pracownik musi używać monitora ekranowego przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Przy standardowym ośmiogodzinnym dniu oznacza to minimum 4 godziny dziennie. Zasada dotyczy również pracy z laptopem, jeśli urządzenie jest podstawowym narzędziem wykonywania obowiązków.
Sam fakt spędzania wielu godzin przed ekranem nie wystarcza. Konieczne jest jeszcze zaświadczenie lekarskie wydane po badaniu profilaktycznym. Dokument powinien wskazywać, że okulary albo szkła kontaktowe są potrzebne podczas pracy przy monitorze ekranowym.
| Warunek | Co musi wystąpić? | Znaczenie dla pracownika |
| Czas pracy | Monitor przez co najmniej połowę dnia pracy | Zwykle minimum 4 godziny dziennie |
| Badanie | Badanie w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej | Nie wystarczy zwykła prywatna wizyta u okulisty |
| Zalecenie | Potrzeba używania okularów lub soczewek | Powstaje obowiązek zapewnienia korekcji wzroku |
Jakie przepisy regulują zwrot kosztów?
Kodeks pracy, w szczególności art. 237(6), nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia środków ochrony związanych z warunkami pracy. Szczegółowe zasady dotyczące stanowisk wyposażonych w monitory zawiera Rozporządzenie w sprawie BHP przy monitorach ekranowych z 1 grudnia 1998 roku, wskazywane w Dzienniku Ustaw z 2025 r. pod poz. 58.
Rozporządzenie zobowiązuje pracodawcę do zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych zgodnych z zaleceniem lekarza. Nowelizacja obowiązująca od 17 listopada 2023 roku wyraźnie uwzględnia także soczewki kontaktowe.
Przepisy nie wskazują jednej procedury ani konkretnej kwoty. Firma określa te elementy w regulaminie pracy, zarządzeniu albo innej instrukcji wewnętrznej. Taki dokument powinien opisywać grupę uprawnionych osób, wymagane załączniki, limit refundacji i sposób wypłaty.
Pracodawca nie może odmówić zapewnienia okularów lub soczewek, jeśli badanie profilaktyczne potwierdzi ich potrzebę przy pracy z monitorem.
Jak uzyskać refundację okularów?
Najczęściej pracownik kupuje okulary lub soczewki, a następnie otrzymuje zwrot na podstawie dokumentów. Przed zakupem warto sprawdzić w kadrach, czy firma wymaga określonego opisu na fakturze, limitu cenowego albo wcześniejszej zgody.
Standardowa procedura obejmuje następujące czynności:
- uzyskanie skierowania na badania profilaktyczne od pracodawcy,
- otrzymanie zaświadczenia od lekarza medycyny pracy,
- zakup zaleconych okularów lub szkieł kontaktowych,
- przedstawienie faktury i ewentualnego wniosku o zwrot kosztów.
Zaświadczenie lekarskie
Dokument powinien pochodzić z badań wstępnych, okresowych albo kontrolnych. Prywatna recepta wystawiona podczas wizyty, na którą pracownik udał się samodzielnie, co do zasady nie tworzy obowiązku refundacji po stronie pracodawcy.
Gdy wzrok pogarsza się przed terminem kolejnego badania, możesz zgłosić pracodawcy trudności w wykonywaniu pracy i poprosić o wcześniejsze skierowanie. Jeżeli lekarz potwierdzi potrzebę nowych szkieł, refundacja może przysługiwać mimo wcześniejszego zakupu okularów.
Faktura i wniosek
Faktura powinna zwykle zawierać imię i nazwisko pracownika. Niektóre firmy wymagają także informacji, że zakup dotyczy okularów do pracy przy monitorze. Wewnętrzna procedura może przewidywać rachunek, formularz refundacyjny lub kopię zaświadczenia lekarskiego.
Ile wynosi refundacja w 2026 roku?
W 2026 roku nie obowiązuje ustawowa minimalna kwota refundacji ani stały procent ceny zakupu. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazywało, że wysokość świadczenia ustala pracodawca, uwzględniając warunki finansowe zakładu i ceny podstawowych produktów optycznych.
W interpelacji parlamentarnej proponowano dopłatę na poziomie 50% kosztów albo minimum 500 zł. Nie wprowadzono jednak takiego ustawowego minimum. Firma może ustalić 250 zł, 450 zł, 500 zł, 1000 zł lub inną wartość, a także okresowo ją waloryzować.
Refundacja zwyczajowo obejmuje szkła zgodne z zaleceniem oraz podstawowe oprawki potrzebne do ich osadzenia. Luksusowa oprawa, dodatkowe powłoki lub rozwiązania wykraczające poza zalecenie mogą przekroczyć firmowy limit. Wtedy pracownik pokrywa różnicę z własnych środków.
| Element zakupu | Czy zwykle podlega zwrotowi? | Od czego zależy? |
| Szkła korekcyjne | Tak | Zalecenie lekarza i limit firmy |
| Soczewki kontaktowe | Tak | Wskazanie w zaświadczeniu oraz regulamin pracodawcy |
| Oprawki | Zwykle podstawowy model | Zasady wewnętrzne i wysokość limitu |
Jak często można otrzymać zwrot?
Częstotliwość refundacji powinna wynikać z aktualnego zalecenia lekarza, a nie wyłącznie ze sztywnego zapisu typu raz na dwa albo trzy lata. Badania okresowe dla osób pracujących przy monitorach wykonuje się według terminu wskazanego przez lekarza. W materiałach dotyczących badań profilaktycznych spotyka się okres czteroletni lub pięcioletni, lecz za każdym razem decyduje orzeczenie medycyny pracy.
Ponowne badanie może odbyć się wcześniej, jeśli pracownik zgłosi pogorszenie widzenia albo trudności w wykonywaniu dotychczasowej pracy. Potwierdzenie nowej wady może uzasadniać wymianę szkieł niezależnie od tego, ile czasu minęło od poprzedniej refundacji.
Zmiana szkieł nie zawsze oznacza konieczność zakupu nowych oprawek. Jeżeli lekarz zaleci tylko inną korekcję, a oprawki nadają się do dalszego używania, regulamin firmy może ograniczyć zwrot do szkieł i usługi ich osadzenia.
Podatek, składki i inne formy pomocy
Refundacja wynikająca z przepisów BHP może korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego bez ustawowego limitu kwotowego. Warunkiem jest spełnienie wszystkich wymagań: praca przy monitorze, badanie profilaktyczne i lekarskie zalecenie stosowania korekcji.
Na tych samych zasadach zwrot nie zwiększa podstawy składek ZUS. Inaczej może być, gdy pracodawca wypłaci pieniądze bez wymaganego zaświadczenia albo sfinansuje okulary niezwiązane z pracą przy monitorze. W takiej sytuacji świadczenie może podlegać opodatkowaniu i oskładkowaniu.
Wydatek pracodawcy na okulary lub soczewki spełniające wymogi BHP stanowi koszt pracowniczy i może zostać ujęty w kosztach działalności. Pracodawca nie odlicza jednak VAT z faktury wystawionej na pracownika, ponieważ to on nabywa i posiada okulary.
Narodowy Fundusz Zdrowia działa niezależnie od świadczenia pracowniczego. Dofinansowanie dotyczy głównie szkieł i zależy od wady wzroku. W przypadku dorosłych wskazywano kwoty od 17,50 zł do 35 zł za szkło, a u dzieci od 35 zł do 50 zł. Są to odrębne zasady, których nie należy utożsamiać z refundacją od pracodawcy.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Kto ma prawo do refundacji okularów od pracodawcy?
Prawo mają pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę oraz praktykanci i stażyści, którzy korzystają z monitora co najmniej połowę dobowego czasu pracy i otrzymali zalecenie lekarza medycyny pracy.
Ile godzin dziennie trzeba pracować przy monitorze, by przysługiwała refundacja?
Zwykle wymaga się pracy przy monitorze co najmniej połowę czasu pracy, przy ośmiogodzinnym dniu oznacza to minimum 4 godziny dziennie.
Jakie dokumenty są potrzebne, by uzyskać zwrot kosztów okularów?
Niezbędne jest zaświadczenie z badania profilaktycznego u lekarza medycyny pracy oraz faktura za zakup okularów lub soczewek, a niekiedy też wniosek refundacyjny zgodnie z procedurą firmy.
Czy prywatna wizyta u okulisty uprawnia do refundacji przez pracodawcę?
Zasadniczo nie, bo refundacja wymaga wyniku badania profilaktycznego prowadzonego w ramach opieki medycyny pracy i stosownego zaświadczenia.
Czy pracodawca musi pokryć pełny koszt droższych oprawek lub dodatkowych powłok?
Nie zawsze — zwykle finansowane są podstawowe oprawki i szkła zgodne z zaleceniem, a elementy luksusowe lub dodatkowe mogą przekroczyć firmowy limit i wtedy różnicę pokrywa pracownik.
Ile wynosi minimalna kwota refundacji w 2026 roku?
W 2026 roku nie ma ustawowo określonej minimalnej kwoty; wysokość świadczenia ustala pracodawca w wewnętrznych regulacjach.
Jak często można ubiegać się o zwrot kosztów okularów?
Częstotliwość zależy od orzeczenia lekarza medycyny pracy, a nie tylko od stałych okresów; badanie można powtórzyć wcześniej przy pogorszeniu wzroku.
Czy refundacja okularów od pracodawcy podlega podatkowi dochodowemu i składkom ZUS?
Jeśli spełnione są wymogi BHP i jest zaświadczenie lekarskie, zwrot jest zwolniony z podatku dochodowego i nie zwiększa podstawy składek ZUS; inaczej może być opodatkowany i oskładkowany.
