Urlop okolicznościowy to płatne zwolnienie od pracy, które przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę w związku z określonym wydarzeniem rodzinnym. W zależności od sytuacji są to 1 albo 2 dni robocze. Wolne nie pomniejsza wymiaru urlopu wypoczynkowego.
Czym jest urlop okolicznościowy?
Urlop okolicznościowy jest potoczną nazwą zwolnienia od pracy przewidzianego w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. Nie stanowi dodatkowej puli dni do wykorzystania w dowolnym terminie. Można z niego skorzystać tylko wtedy, gdy wystąpi zdarzenie wskazane w przepisach i gdy termin wolnego pozostaje z nim w związku.
Prawo do tego zwolnienia mają osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, niezależnie od stażu pracy, rodzaju umowy o pracę oraz wymiaru etatu. Urlop nie przysługuje z mocy prawa osobom wykonującym pracę na podstawie umowy zlecenia ani w ramach B2B.
Za czas urlopu pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Dni te nie zmniejszają puli urlopu wypoczynkowego.
Ile dni urlopu okolicznościowego przysługuje?
Wymiar zwolnienia zależy od rodzaju wydarzenia oraz relacji z osobą, której ono dotyczy:
| Zdarzenie | Wymiar urlopu |
|---|---|
| Ślub pracownika | 2 dni |
| Urodzenie się dziecka pracownika | 2 dni |
| Zgon i pogrzeb małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy pracownika | 2 dni |
| Ślub dziecka pracownika | 1 dzień |
| Zgon i pogrzeb siostry, brata, teściowej, teścia, babki lub dziadka pracownika | 1 dzień |
| Zgon i pogrzeb osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika albo pod jego bezpośrednią opieką | 1 dzień |
Przepisy nie obejmują między innymi ślubu rodzeństwa, ślubu rodzica ani pogrzebu kuzyna. W takich przypadkach pracownik może uzgodnić z pracodawcą wykorzystanie innego rodzaju wolnego, ale nie ma prawa do urlopu okolicznościowego na podstawie wskazanego rozporządzenia.
Jak złożyć wniosek i potwierdzić zdarzenie?
Urlop okolicznościowy jest udzielany na wniosek pracownika. W zależności od zasad przyjętych w firmie dokument można złożyć papierowo, elektronicznie, mailowo albo za pośrednictwem systemu HR. Wniosek najlepiej przekazać z wyprzedzeniem, jeśli wydarzenie jest możliwe do przewidzenia. W nagłej sytuacji, takiej jak zgon bliskiej osoby, należy poinformować pracodawcę tak szybko, jak jest to możliwe.
Poprawny wniosek powinien zawierać:
- Dane pracownika, takie jak imię, nazwisko, stanowisko lub dział.
- Datę sporządzenia wniosku.
- Termin oraz liczbę dni zwolnienia.
- Wskazanie zdarzenia, na przykład ślubu, narodzin dziecka albo pogrzebu.
- Podstawę prawną, czyli § 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r.
Pracodawca może poprosić o potwierdzenie zdarzenia, na przykład akt małżeństwa, akt urodzenia lub akt zgonu. Dokument może zostać przedstawiony do wglądu. Zwykle wystarczy także oświadczenie pracownika, jeśli pracodawca uzna je za wystarczające.
Dokumenty powinny być przetwarzane tylko w zakresie niezbędnym do potwierdzenia prawa do zwolnienia. Kopia aktu stanu cywilnego nie powinna być automatycznie przechowywana w aktach osobowych, jeżeli nie ma ku temu podstawy.
Kiedy można wykorzystać dni wolne?
Urlop powinien przypadać w terminie związanym z wydarzeniem. Nie musi być wykorzystany dokładnie w dniu ślubu, narodzin dziecka czy pogrzebu. Może służyć także załatwieniu formalności, organizacji uroczystości albo udziałowi w pogrzebie.
Dwa dni można, w zależności od okoliczności i przyjętej praktyki, wykorzystać w różnych terminach, jeśli oba pozostają w związku z tym samym wydarzeniem. Przykładowo jeden dzień może przypadać na załatwianie formalności po śmierci bliskiej osoby, a drugi na pogrzeb.
Pracodawca może zakwestionować termin, który nie ma realnego związku ze zdarzeniem. Niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok i nie zwiększają wymiaru urlopu wypoczynkowego.
Najważniejsze wątpliwości dotyczące urlopu
Pracodawca nie może odmówić zwolnienia, gdy pracownik spełnia warunki określone w przepisach, zdarzenie mieści się w ustawowym katalogu, a wskazany termin pozostaje z nim związany. Odmowa może być uzasadniona, gdy przyczyna nie daje prawa do urlopu, pracownik nie potwierdzi zdarzenia albo chce wykorzystać wolne w całkowicie niezwiązanym terminie.
Urlop okolicznościowy można połączyć z urlopem wypoczynkowym lub innym uzgodnionym czasem wolnym. Każdy rodzaj nieobecności wymaga jednak odrębnego wskazania i rozliczenia.
Przy umowie zlecenia urlop okolicznościowy nie przysługuje z mocy prawa pracy. Strony mogą jednak ustalić w umowie albo osobno, czy zleceniobiorca otrzyma wolne oraz czy będzie ono płatne.
Najważniejsze zasady są proste: umowa o pracę, konkretne zdarzenie, wniosek i związek terminu z tym zdarzeniem. Spełnienie tych warunków daje prawo do 1 albo 2 płatnych dni, bez pomniejszania urlopu wypoczynkowego.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku sporu lub nietypowej sytuacji pracowniczej warto skonsultować się ze specjalistą prawa pracy.
