Urlop na żądanie – ile dni przysługuje i jakie są zasady?

Urlop na żądanie to maksymalnie 4 dni w roku kalendarzowym. Nie są to dodatkowe dni wolne, lecz część urlopu wypoczynkowego. Żądanie trzeba zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed planowaną godziną rozpoczęcia pracy, a przed nieobecnością należy uzyskać zgodę pracodawcy.

Czym jest urlop na żądanie?

Podstawą prawną urlopu na żądanie jest art. 167² Kodeksu pracy. Uprawnienie przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, o ile ma on dostępną pulę urlopu wypoczynkowego.

W ciągu roku można wykorzystać nie więcej niż 4 dni urlopu na żądanie. Limit dotyczy całego roku kalendarzowego, a nie każdego pracodawcy osobno. Zmiana pracy nie powoduje więc ponownego nabycia czterech dni. Informacja o wykorzystanym urlopie powinna wynikać ze świadectwa pracy.

Urlop na żądanie nie zwiększa wymiaru urlopu wypoczynkowego. Pracownikowi, któremu przysługuje 20 dni urlopu, nadal pozostaje łącznie 20 dni do wykorzystania. Jeżeli 2 z nich wykorzysta w trybie urlopu na żądanie, na pozostały wypoczynek zostaje mu 18 dni. Tak samo osoba mająca prawo do 26 dni urlopu nie otrzymuje dodatkowych 4 dni.

Urlop można wykorzystać jednorazowo albo podzielić na kilka terminów. Pracownik nie musi podawać przyczyny, dla której chce skorzystać z tego trybu. W przypadku pierwszej pracy trzeba jednak mieć już nabytą odpowiednią część urlopu wypoczynkowego. Umowa zlecenia i umowa o dzieło nie dają ustawowego prawa do urlopu na żądanie.

Jak i kiedy zgłosić urlop na żądanie?

Żądanie należy zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. W praktyce powinno nastąpić przed godziną rozpoczęcia pracy wynikającą z grafiku. Jeżeli pracownik ma zacząć pracę o 8:00, powinien skontaktować się z pracodawcą przed tą godziną.

Przepisy nie narzucają jednej formy zgłoszenia. Trzeba jednak uwzględnić regulamin pracy i zasady przyjęte w firmie. Najczęściej stosuje się następujące sposoby:

• rozmowę telefoniczną z przełożonym lub osobą uprawnioną do udzielania urlopów
• wiadomość e-mail wysłaną na służbowy adres
• wiadomość SMS, jeżeli taka forma kontaktu jest akceptowana w zakładzie pracy
• wniosek w elektronicznym systemie kadrowym albo bezpośrednie zgłoszenie w firmie

Dla celów dowodowych korzystna jest forma, która pozostawia potwierdzenie daty i godziny zgłoszenia. Samo wysłanie wiadomości nie oznacza jednak, że urlop został udzielony. Wniosek powinien jasno wskazywać dzień lub dni wolnego i informować, że chodzi o urlop na żądanie.

Procedura wygląda następująco:

1. Sprawdź pulę urlopu – upewnij się, że masz niewykorzystany urlop wypoczynkowy i nie wyczerpałeś rocznego limitu czterech dni.
2. Zgłoś żądanie przed rozpoczęciem pracy – zrób to w sposób przewidziany w regulaminie lub przyjęty przez pracodawcę.
3. Nie musisz podawać przyczyny – wystarczy wskazanie terminu i trybu urlopu.
4. Poczekaj na decyzję – nie rozpoczynaj nieobecności bez potwierdzenia udzielenia urlopu.

Zgłoszenie po rozpoczęciu pracy może zostać uznane za spóźnione. Jeżeli nagłe zdarzenie wystąpi już w trakcie dnia, pracownik powinien uzgodnić z pracodawcą inne rozwiązanie, na przykład zwolnienie z pozostałej części dnia lub wyjście prywatne.

Czy pracodawca może odmówić?

Tak. Sformułowanie „na żądanie” nie oznacza, że pracownik może samodzielnie zwolnić się z obowiązku pracy. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego, wyrażonym między innymi w wyroku z 16 września 2008 r., sygn. II PK 26/08, pracownik nie powinien rozpocząć urlopu, dopóki pracodawca go nie udzieli.

Co do zasady pracodawca powinien uwzględnić prawidłowo zgłoszone żądanie, ale ten obowiązek nie ma charakteru bezwzględnego. Odmowa może być uzasadniona szczególnymi okolicznościami, w których obecność konkretnego pracownika jest konieczna dla ochrony ważnego interesu zakładu pracy. Znaczenie mogą mieć między innymi:

• brak realnej możliwości zastępstwa na stanowisku wymagającym określonych kwalifikacji
• awaria lub inne zdarzenie, przy którym obecność pracownika jest niezbędna
• ryzyko poważnego zakłócenia pracy zakładu albo zagrożenia bezpieczeństwa
• zbiorowe zgłoszenie nieobecności, które mogłoby faktycznie sparaliżować pracę lub służyć jako forma strajku
• brak dostępnej puli urlopu, wykorzystanie czterech dni albo zgłoszenie po rozpoczęciu pracy

Sama niedogodność organizacyjna nie powinna automatycznie prowadzić do odmowy. Pracodawca powinien ocenić rzeczywiste skutki nieobecności, możliwość zastępstwa i charakter wykonywanych zadań.

Brak potwierdzenia nie oznacza zgody. Samowolne nieprzyjście do pracy może zostać uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność, a w poważnych przypadkach za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Może to prowadzić nawet do rozwiązania umowy o pracę.

Co dzieje się z niewykorzystanym urlopem?

Niewykorzystane dni nie przepadają, ale po zakończeniu roku tracą szczególny tryb urlopu na żądanie. Pozostają częścią urlopu wypoczynkowego i przechodzą na kolejny rok jako zwykły zaległy urlop wypoczynkowy.

Oznacza to, że niewykorzystane dni nie powiększą nowego limitu czterech dni. Pracownik będzie miał w kolejnym roku nową pulę do wykorzystania na żądanie, a wcześniejsze dni będzie wykorzystywał na zasadach zwykłego urlopu wypoczynkowego.

Urlop na żądanie a zwolnienie z powodu siły wyższej

Te uprawnienia mają różne podstawy i nie należy ich utożsamiać. Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, natomiast zwolnienie z powodu siły wyższej stanowi odrębne zwolnienie od pracy. Różnice przedstawia tabela:

Urlop na żądanie jest więc rozwiązaniem na nagłą nieobecność, ale nie daje prawa do samodzielnego opuszczenia pracy. Najpierw trzeba zgłosić żądanie, a następnie uzyskać zgodę pracodawcy.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W indywidualnej sprawie, zwłaszcza dotyczącej odmowy urlopu lub konsekwencji nieobecności, warto skonsultować się z prawnikiem prawa pracy albo Państwową Inspekcją Pracy.