Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?

Zaległy urlop wypoczynkowy trzeba wykorzystać najpóźniej do 30 września roku następującego po roku, za który przysługuje. Wynika to z art. 168 Kodeksu pracy. Po tej dacie urlop nie przepada automatycznie, ale pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin jego wykorzystania.

Co oznacza termin 30 września?

Jeżeli pracownik nie wykorzysta całego urlopu wypoczynkowego w roku, w którym nabył do niego prawo, niewykorzystane dni przechodzą na kolejny rok i stają się zaległym urlopem. Przykładowo urlop za 2025 rok należy udzielić najpóźniej do 30 września 2026 roku.

Termin dotyczy rozpoczęcia urlopu. Oznacza to, że zaległy urlop może rozpocząć się 30 września i trwać także w październiku, jeżeli liczba dni wolnych oraz rozkład czasu pracy nie pozwalają zakończyć go we wrześniu.

Co dzieje się po 30 września?

Po upływie tego terminu pracodawca może wyznaczyć pracownikowi termin zaległego urlopu bez uzyskiwania jego zgody. Pracownik traci więc wpływ na wybór daty w takim zakresie, w jakim pracodawca musi zapewnić wykonanie obowiązku wynikającego z art. 168 Kodeksu pracy.

Nie oznacza to jednak, że roszczenie o urlop znika 1 października. Zgodnie z art. 291 Kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po upływie 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. W przypadku zaległego urlopu przyjmuje się, że bieg tego terminu rozpoczyna się 30 września, czyli w dniu, w którym urlop powinien zostać udzielony.

Przedawnienie nie jest tym samym co automatyczne „przepadnięcie” urlopu w dniu 30 września. Po upływie trzech lat dochodzenie roszczenia może zostać ograniczone przez zarzut przedawnienia. W razie wątpliwości dotyczących konkretnej daty warto sprawdzić dokumentację urlopową i okoliczności, w których urlop miał zostać udzielony.

Jakie konsekwencje grożą pracodawcy?

Obowiązek udzielenia urlopu spoczywa na pracodawcy. Nieudzielenie urlopu wypoczynkowego w wymaganym terminie może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy pracodawcy grozi za to grzywna od 1000 do 30 000 zł.

Kara nie jest jednak automatyczna w każdej sytuacji. Znaczenie ma przyczyna niewykorzystania urlopu i to, czy pracodawca miał możliwość udzielenia go w terminie. Przesunięcie terminu może wynikać z obiektywnych przeszkód, takich jak:

• długotrwała choroba pracownika lub pobyt na zwolnieniu lekarskim,
• urlop macierzyński lub inna usprawiedliwiona nieobecność uniemożliwiająca wypoczynek,
• inne przyczyny przewidziane w przepisach, które powodują przesunięcie albo przerwanie urlopu,
• okoliczności, w których pracownik nie mógł faktycznie rozpocząć urlopu w ustalonym terminie.

Jeżeli przeszkoda ustąpi, pracodawca powinien ustalić możliwość wykorzystania zaległych dni bez nieuzasadnionej zwłoki. Samo niewykorzystanie urlopu przez pracownika nie zwalnia pracodawcy z obowiązku pilnowania terminów.

Co z urlopem przy rozwiązaniu umowy?

Przy rozwiązaniu albo wygaśnięciu umowy o pracę niewykorzystanego urlopu nie przenosi się do nowego pracodawcy. Jeżeli pracownik nie wykorzysta dni wolnych przed zakończeniem zatrudnienia, pracodawca powinien wypłacić mu ekwiwalent pieniężny na zasadach określonych w art. 171 Kodeksu pracy.

Ekwiwalent nie jest sposobem na dobrowolną rezygnację z urlopu w trakcie trwania zatrudnienia. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu ani przekazać go innej osobie. Świadczenie pieniężne zastępuje niewykorzystane dni przede wszystkim wtedy, gdy zakończenie stosunku pracy uniemożliwia udzielenie urlopu w naturze.

Najważniejsza data to 30 września roku następnego. Po jej przekroczeniu zaległy urlop nie znika, lecz pracodawca może sam wskazać termin jego wykorzystania, a roszczenie pracownika podlega trzyletniemu terminowi przedawnienia.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W sprawie konkretnego sporu lub terminu przedawnienia warto skonsultować się z prawnikiem albo Państwową Inspekcją Pracy.