Jak sprawdzić czy firma istnieje? Poradnik krok po kroku

Który rejestr wybrać?

Do wyszukania firmy potrzebujesz najlepiej numeru NIP. Przydatne są także REGON, numer KRS, nazwa przedsiębiorcy lub adres. Właściwy rejestr zależy od formy prawnej podmiotu:

CEIDG pokazuje dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz wspólników spółek cywilnych. KRS służy do sprawdzania spółek prawa handlowego, a także między innymi fundacji, stowarzyszeń i spółdzielni. Spółka cywilna może nie być widoczna jako jeden podmiot w CEIDG, dlatego w razie problemów warto sprawdzić ją w REGON.

Jak sprawdzić firmę krok po kroku?

Podstawowa weryfikacja zajmuje zwykle kilka minut. Wykonaj ją w następującej kolejności:

1. Wpisz NIP lub REGON. W CEIDG wyszukasz przedsiębiorcę także po imieniu i nazwisku, nazwie lub adresie. W KRS możesz użyć NIP-u, REGON-u, numeru KRS, nazwy albo miejscowości. Przy wyszukiwaniu spółki zaznacz opcję dotyczącą przedsiębiorców.
2. Sprawdź status działalności. W CEIDG zwróć uwagę, czy firma jest aktywna, zawieszona albo wykreślona. Status „zawieszony” nie oznacza tego samego co wykreślenie, ale powinien mieć znaczenie przy planowanej współpracy. W KRS sprawdź, czy podmiot nie został wykreślony i czy nie ma informacji o likwidacji, upadłości lub restrukturyzacji.
3. Porównaj dane z dokumentami. Nazwa, NIP, REGON, adres i forma prawna powinny odpowiadać informacjom podanym przez kontrahenta. Rozbieżność między wpisem a fakturą, stroną internetową lub rachunkiem bankowym wymaga wyjaśnienia.
4. Sprawdź reprezentację. W przypadku spółki zajrzyj w KRS do informacji o zarządzie, wspólnikach, prokurentach i sposobie reprezentacji. Dzięki temu ustalisz, czy osoba podpisująca umowę może działać w imieniu firmy.
5. Zweryfikuj VAT i rachunek bankowy. W Wykazie podatników VAT, czyli Białej liście, sprawdzisz między innymi status podatnika oraz rachunek zgłoszony do administracji skarbowej. Możesz wyszukać podmiot po NIP, REGON, nazwie lub numerze rachunku.

Biała lista nie potwierdza wypłacalności firmy. Służy do sprawdzenia jej statusu podatkowego i rachunku. Przy większych płatnościach zachowaj potwierdzenie wyszukania danych z dnia transakcji. Weryfikacja aktualnego rachunku ma szczególne znaczenie przy płatnościach przekraczających 15 tys. zł.

Jeśli potrzebujesz ocenić także sytuację finansową kontrahenta, same rejestry działalności nie wystarczą. Możesz sięgnąć do płatnych raportów biur informacji gospodarczej. Przy dużej transakcji warto sprawdzić również dokumenty finansowe spółki dostępne po numerze KRS.

Jak sprawdzić firmę z zagranicy?

W przypadku przedsiębiorcy z Unii Europejskiej użyj systemu VIES. To wyszukiwarka Komisji Europejskiej, która odwołuje się do krajowych baz VAT, a nie samodzielny rejestr przedsiębiorstw. Wybierz państwo kontrahenta i wpisz jego numer VAT UE.

Wynik „numer aktywny” oznacza, że numer jest zarejestrowany do transakcji wewnątrzwspólnotowych. Status nieaktywny może oznaczać, że numer nie istnieje, nie został aktywowany dla handlu unijnego albo rejestracja nie została jeszcze zakończona. Jeśli VIES nie potwierdza numeru podanego przez kontrahenta, poproś o wyjaśnienie i sprawdź krajowy rejestr handlowy.

Listę rejestrów państw Unii oraz informacje o sposobie wyszukiwania znajdziesz w portalu e-Sprawiedliwość. Firm spoza UE szukaj w oficjalnym rejestrze gospodarczym danego państwa. Przy dużej wartości transakcji można rozważyć płatny raport wywiadowni gospodarczej, ale nie zastępuje on sprawdzenia źródła urzędowego.

Na co uważać poza rejestrami?

Wpis w CEIDG lub KRS potwierdza istnienie podmiotu, ale nie dowodzi, że osoba kontaktująca się z Tobą rzeczywiście go reprezentuje ani że firma bez problemu wykona umowę. Dodatkowe sygnały wymagające sprawdzenia to:

• brak strony internetowej albo domena niezwiązana z nazwą firmy
• adres wskazany jako siedziba wirtualnego biura, który nie pasuje do skali oferowanej działalności
• brak aktywności w mediach społecznościowych lub profile bez danych kontaktowych
• cena wyraźnie niższa od rynkowej, presja na szybki przelew albo prośba o płatność na rachunek spoza Białej listy

Sprawdź adres w mapach, porównaj dane kontaktowe na kilku stronach i poproś o referencje, gdy transakcja wiąże się z większym ryzykiem. Przy podejrzeniu podszywania się pod istniejącą firmę skontaktuj się z nią przez dane znalezione niezależnie od wiadomości otrzymanej od kontrahenta.

Najprostszy schemat to NIP w CEIDG lub KRS, następnie status działalności, zgodność danych, reprezentacja i Biała lista VAT. Taki zestaw wystarcza do podstawowego potwierdzenia, czy firma istnieje i czy informacje przekazane przez kontrahenta są spójne.